多目的ホール・市民ギャラリーの予約方法

抽選予約・随時予約

抽選予約と随時予約の二通りの予約方法があります。
抽選会参加の方は、1から順にお読みください。
随時予約の方は、5から順にお読みください。
市外登録の方は、多目的ホールの抽選会にはご参加いただけません。（市民ギャラリーの利用は参加可能）

多目的ホール・市民ギャラリー抽選会について

抽選会

• 多目的ホール・市民ギャラリーは、6ヶ月先の月の1ヶ月分の使用申請抽選会を、毎月第1開館日に実施します。

抽選会終了後、午後2時より随時予約を受け付けます

• 2件目以降の申請を受け付けます。
• 午後2時の時点で希望団体が重複した場合は抽選になります。

抽選会対象外の使用申請

• 抽選会対象外の使用申請は午前9時より随時予約を受け付けます。
• 午前9時の時点で希望団体が重複した場合は協議または抽選となります。

1　抽選会参加申し込み

専用の申し込み用紙に必要事項をご記入ください。
申込時間：午前9時00分より開始します。申し込み終了は午前10時00分まで

• 受付中に午前10時を過ぎますと抽選会にご参加いただけません。
• 登録期限が切れている場合は、更新が必要となります。
• 抽選会に参加できる回数は、1団体につき1回までです。
• 複数の団体で合同使用する場合は、代表1団体のみのご参加となります。
• 抽選会参加申込書記入時に、使用希望日をご記入いただきますが、抽選結果により、別の日を選んでいただくこともございますので、予め複数の使用希望日を決めてからご参加ください。

2　抽選会開始

抽選会場にて、午前10時より抽選を行いますので、時間までに入室してください。

3　予備抽選

本抽選の順番を決める、予備抽選を行います。

4　本抽選

予備抽選の結果により、本抽選を行います。

5　使用承認申請書に記入

本抽選の結果により、使用申請をする順番で予約申し込みを行います。
日程が決定したら、使用承認申請書に「登録番号・登録名称・会場責任者の住所・氏名・電話番号・使用日時・使用室場・時間割・予定人数・入場料徴収の有無・使用する附帯設備」などをご記入ください。

• 会場責任者とは、ご利用当日の「催し物の責任者の方」です。
• 時間割とは、ご利用当日の「準備（搬入）・本番・片付け（搬出）」などの時間をご記入ください。
• ご予約いただく時間は、準備（搬入）・本番・片付け（搬出）を含んだ時間となります。
• 連続してのご利用は、多目的ホール7日間、市民ギャラリー14日間となります。休館日と重なる場合は、休館日は使用日には含みません。（「連続使用について」のページを参照してください。）
• 使用申請は連続使用期間の日数の範囲内の1件までです。本抽選後、直ちに申請をしていただきます。
• 抽選に参加された方へ不利益となりますので、取り消し・変更を前提とした予約はできません。
• 申し込みを辞退する場合は、退室前に担当者にお申し出ください。

6　審査

記入いただいた催し物内容や時間割などで可能かどうかを審査させていただきます。

• 虚偽の申請や重複しての抽選参加が発覚した場合は、取り消しとさせていただきます。抽選に参加できなくなりますので、ご注意ください。

7　請求書の発送

使用承認申請書にご記入後、およそ2週間程度で請求書を発送させていただきますので、請求内容に誤りがないかご確認ください。
事前にお支払いいただくのは、室場の使用料のみとなります。ご利用いただいた附帯設備費はご利用日当日にお支払いください。

• 請求書は登録者の住所へご郵送させていただき、その他への郵送はいたしません。

8　使用料のお支払い

お送りする請求書には、支払期限が記載されておりますので、期限までにお支払いください。期限を過ぎますと、ご利用いただけない場合がありますので、ご注意ください。

• お支払い期限は、使用承認日より14日後です。
• お支払いは、市民プラザ・文化会館窓口で直接お支払いいただく方法とご請求書に記載されている口座へお振り込みいただく方法がございます。（お振り込み手数料はご負担ください。）
• お支払い期限間近のお振り込みの場合は、お振込み後にご連絡ください。

9　領収書の発送・お渡し

使用料を振り込みでいただいた場合は、領収書をご郵送させていただきます。また、窓口で直接お支払いいただいた場合は、その場で領収書をお渡しいたします。

10　ホール担当者と打ち合わせ

円滑に進むよう、使用日の約2週間前になりましたら、ホールスタッフとの打ち合せをお願いしております。打ち合せは、当日会場責任者となる方など、当日の詳細がわかる方がご出席ください。打ち合せ時に当日掛かる附帯設備費の見積もりをご提示いたします。

打ち合わせ時にお持ちいただくもの

• 当日のプログラム
• 進行表
• 配布物がある場合は、配布物

※その他、資料がある場合はお持ちください。

11　利用当日

搬入や会場にお入りいただけるのは、承認された開始時間からとなります。

12　附帯設備費のお支払い

ご利用いただいた附帯設備費をお支払いください。